Tutti i documenti conservati dall’Azienda che riportano dati riguardanti la salute di singoli individui (cartella clinica, referto di Pronto Soccorso, cartella sala gessi, ecc.) sono riservati: la loro divulgazione costituisce la violazione di un segreto d’ufficio e professionale e viene punita con sanzioni penali.

I dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono essere diffusi. La loro divulgazione costituisce violazione delle norme in materia di riservatezza, oltre che violazione del segreto d’ufficio e professionale, ed è punita con sanzioni penali.

In quanto titolare della custodia della cartella clinica la responsabilità di regolamentare l’accesso resta al Direttore Sanitario (art.5 D.P.R.128/69) che “rilascia agli aventi diritto in base ai criteri stabiliti dalle singole amministrazioni, copia della cartella clinica e ogni altra certificazione sanitaria riguardante i malati assistiti in ospedale”.

L’Azienda può rilasciare copia di questi documenti unicamente:

• al PAZIENTE stesso che, presso gli sportelli, richiede in prima persona il rilascio della documentazione sanitaria e presenta documento di riconoscimento in corso di validità; il paziente ha facoltà di indicare la modalità del ritiro (consegnata direttamente al paziente “brevi manu” oppure inviata, all’indirizzo indicato dal paziente stesso, tramite servizio postale con spese a carico del destinatario).
• a PERSONA DELEGATA DAL PAZIENTE che effettua la richiesta e sottoscrive presso gli sportelli una dichiarazione sostitutiva (in cui si dichiara delegato dal paziente) con allegata la delega del paziente stesso, alla richiesta ed al ritiro della documentazione sanitaria, con firma non autenticata, nonche’ i documenti di identità, in corso di validità, del delegante e proprio che in copia vengono allegati alla domanda. Il delegato non POU’ a sua volta delegare ulteriormente al ritiro.
• all’EREDE o a uno dei coeredi:  nel caso in cui il paziente sia deceduto copia della cartella clinica di un defunto può essere richiesta dai legittimari dello stesso (ex. art. 536 c.c.) e precisamente: il coniuge, i figli legittimi, i figli naturali, in mancanza dei predetti gli ascendenti legittimi, nonché, dagli eredi testamentari. L’erede effettua la richiesta e sottoscrive presso gli sportelli dell’U.S.L. una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà con il quale dichiara di essere erede del defunto e presenta documento di riconoscimento in corso di validità che in copia viene allegato alla domanda. ). In questo caso non è possibile delegare altre persone alla richiesta ma soltanto eventualmente al ritiro.
• Al GENITORE o TUTORE esercente la patria potestà che effettua la richiesta e sottoscrive presso gli sportelli una dichiarazione sostitutiva (in cui si dichiara genitore o tutore esercente la potestà del minore) e presenta un documento di identità in corso di validità che in copia viene allegato alla domanda. In questo caso non è possibile delegare altre persone alla richiesta ma soltanto eventualmente al ritiro. Attenzione: il tutore o il genitore di bambino adottato deve presentare un documento che attesti tale stato.
• A SOGGETTI DIVERSI DAL PAZIENTE, secondo quanto previsto dall'art. 92 D. Lgs. 196/2003, solo se la richiesta di accesso alla cartella clinica è giustificata dalla documentata necessità:
  • di far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria ai sensi dell'art. 26, comma 4, lettera c D. Lgs. 196/03, di rango pari a quello dell'interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile;
  • di tutelare, in conformità alla disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi, una situazione giuridicamente rilevante di rango pari a quella dell'interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile.

La richiesta deve essere presentata all’ufficio cartelle cliniche presente in ogni Stabilimento Ospedaliero.

La persona che firma la richiesta deve essere sempre identificata dall’operatore addetto mediante carta di identità  oppure mediante i seguenti documenti equipollenti purché muniti di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’amministrazione dello Stato:

• patente di guida;
• passaporto;
• patente nautica;
• libretto di pensione;
• patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici;
• porto d’armi;
• tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato.

Qualora l’interessato sia in possesso di un documento di identità o di riconoscimento non in corso di validità, gli stati, le qualità personali ed i fatti in esso contenuti possono essere comprovati mediante esibizione dello stesso, purché l’interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati contenuti nel documento stesso non hanno subito variazioni dalla data del rilascio (DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 45).

Tutte le istanze e le dichiarazioni possono essere inviate anche per fax e via telematica (DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 45, comma 1).Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l’uso della carta di identità elettronica (DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 45, comma 2).

Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà devono essere sottoscritte dall’interessato e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore.  La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo (DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 45, comma 2).

Al momento della presentazione della richiesta di cartella clinica l’utente deve provvedere al pagamento dell’acconto (Euro 5,00) come previsto dalla delibera n. 2297 del 02/08/02; il saldo verrà corrisposto al momento del ritiro.

La documentazione sanitaria viene rilasciata agli aventi diritto nel più breve tempo possibile e comunque, salvo casi particolari comunicati, entro 30 giorni dalla presentazione della richiesta.